Mai productivi într-o perioadă mai scurtă de timp

Începuturile de an sunt de obicei perfecte pentru promisiuni de care să nu ne ținem. Să fim mai organizați, să planificăm mai bine, să delegăm mai eficient sau, poate, să încercăm sesiuni intense de concentrare pe perioade mai lungi sau mai scurte de timp... Următoarea frontieră să facem mai multe, mai bine, într-un timp cât mai scurt.

Și, totuși, planul acesta are în el, într-o măsură considerabilă, realizabilul, iar cu strategiile potrivite pentru proiectul potrivit putem face economii consistente de timp și energie.

Iată câteva dintre cele mai eficiente dintre acestea:

1. Clarificarea Așteptărilor

E aproape obligatoriu ca preluarea unei sarcini să coincidă cu clarificarea așteptărilor. Poate că materialul final trebuie să fie o prezentare sau poate o scurtă descrie a concluziilor e suficientă. Poate că e necesară o analiză de nota 10+ sau, poate că una de 8 este la fel de ok. Stabilirea rezultatului așteptat poate să ajute din start în planificarea activității: cât de mult, în cât timp și cu ce eforturi.

  1. Reciclarea materialelor anterioare

Cât și pentru ce tipuri de proiecte sau interacțiuni putem re-utiliza sau recicla materialele anterioare este de evaluat pentru fiecare situație în parte. A nu se înțelege însă că milităm pentru copy – paste până la robotizare, însă acolo unde este necesar să reluați porțiuni de emailuri sau prezentări, o adaptare a materialelor anterioare poate fi o soluție mai eficientă.

În plus, poate că ați observat deja că mulți dintre speakerii de top își reciclează discursurile: nu doar pentru a economisi timp, ci și pentru că practica ne face mai buni. Câtă sare și cât piper adăugați în prezentare de fiecare dată când o susțineți, ține însă de șarmul fiecăruia.

  1. Template-uri și Liste de bifat

Fie că este un email pe are îl trimiteți cu regularitate către același sau mai mulți recipienți, sau o lista cu activități pe care trebuie să le realizați în fiecare lună, template-urile și listele de bifat ne ajută atât să monitorizăm, cât și să păstrăm mai bine sub control elementele de comunicat.

Despre eficiența listelor de bifat aproape că nu mai e nevoie să amintim. Cel mai mare câșting e că nu mai pierdeți timpul încercând să vă amintiți ce mai era de făcut. Mai mult, având perspectiva aspra tuturor sarcinilor, puteți să le organizați mai bine și să monitorizați proiectele cu mai multă ușurință.

Nu există instrument care să funcționeze mai bine sau mai puțin bine, așa că fiecare își poate alege propria platformă pentru origanizare: Excel, Word sau orice aplicație cu to do lists. Noi am testat Evernote cu rezultate foarte bune. 

  1. Discuții față în față

În funcție de obiectiv, probabil că mai eficient este ca discuțiile de clarificare să fie purtate față în față. Spre exemplu, în locul unui email lung sau al unei prezentări complexe, veți putea obține mult mai multe validări în timpul unei întâlniri cu beneficiarul proiectului. Chiar și în cazul unor proiecte mai creative e uneori mai ușor să desenezi și să explici în felul tău decât să scrii. 

  1. Perioada maximă pe care o alocați fiecărei etape

Ultima strategie, însă nu cea mai puțin importantă este să stabiliți încă de la început cât timp veți aloca proiectului în general și anumitor părți componente în particular. Spre exemplu dacă tendința este de a petrece prea mult timp în etapa de cerecetare, este mult mai eficient să vă opriți după perioada de timp pe care v-ați propus să o alocați.

Poate că respectarea perioadei de timp alocate fiecărei etape nu vă va garanta finalizarea proiectului la timp, însă cu sigurnață vă va ajuta să vă concentrați mai bine.

În final, fiecare dintre noi are propria manieră de lucru și pentru fiecare vor funcționa strategii diferite. Orice am alege, însă, cu răbdare si perseverență putem reuși să fim mai eficienți, într-o perioadă mai scurtă de timp.