Angajarea este un proces important pentru orice companie și, deși pare simplu de făcut, presupune o serie de aspecte care trebuie să fie luate în considerare cu mare atenție. Pe de o parte, aceasta trebuie să completeze experiența din procesul de recrutare și să consolideze mesajul brandului de angajator, iar pe de altă parte trebuie să fie făcută cu maximă rigurozitate și în conformitate cu cerințele legii pentru a evita amenzile ce pot fi aplicate în urma controalelor desfășurate de Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM).

CUPRINS

Iată care sunt așadar pașii pe care trebuie să îi urmați în procesul de angajare.

Înainte de semnarea contractului de muncă – Efectuarea examenului de medicina muncii

După acceptarea ofertei de muncă, prima etapa din procesul de angajare este efectuarea examenului de medicina muncii. Angajatorul este cel care se ocupă de programarea candidatului la clínica de medicina muncii cu care colaborează și tot el este cel care va achita contravaloarea acestei consultații. În urma acestei examinări angajatorul va primi fișa de aptitudiuni în care este precizat dacă angajatul este apt sau nu pentru jobul pentru care urmează să fie angajat.

Examenul medical la angajare este obligatoriu, în lipsa acestuia, contractul individual de muncă fiind nul.

Prin medicina muncii se stabilește, așa cum spuneam, dacă angajatul este apt pentru postul și locul de muncă unde persoana urmează să se angajeze. În cazul în care persoana care urmează să se angajeze nu corespunde din punct de vedere medical postului, aceasta va fi consiliată în alegerea altui loc de muncă.

Semnarea contractului de muncă și documente necesare la angajare

Următoarea etapă este semnarea contractului de muncă, moment în care viitorul angajat trebui să prezinte în copie, următoarele documente:

• Copie a buletinului/ cărții de identitate/ pașaportului sau dovada de rezidență;
• Copii ale actelor de studii;
• Copii ale certificatelor de participare la cursurile de instruire sau perfecționare
• La acestea se va adăuga Avizul medicului de medicina muncii (fișa de aptitudini).

Documentele de mai sus vor fi păstrate de angajator în dosarul de personal al salariatului alături de contractul individual de muncă semnat de părți și înregistrat în REVISAL până cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către persoana nou angajată.

În primele zile de activitate, angajatorul trebuie să îndeplinească și formalitățile privind instructajul noului angajat în privința Securității și Sănătății în Muncă (SSM), cât și cel de Prevenire li Stingere a Incendiilor (PSI). Pentru contráctele de muncă temporară, Agentul de muncăm temporară va realiza instructajul general, iar utilizatorul, instructajul specific, la locul de muncă.

Alte documente care se adaugă dosarului de personal și care vor putea fi solicitate la angajare sau ulterior

Angajatorul poate solicita și păstra la dosarul de personal și alte documente pe care le consideră importante pentru derularea raporturilor de muncă, pentru certificarea legalității și corectitudinii completării în registru, dar și pentru calcularea salariului.

• Adeverinta medicala eliberată de către medicul de familie al angajatului;
• Certificatul de naștere, certificatul de căsătorie, certificatul de nastere al copiilor și hotărârea de divort;
• Copie a carnetului de muncă/ copii ale adeverințelor de la locurile de muncă anterioare (ex. decizia de încetare, adeverința de vechime sau adeverința cu stagiul de cotizare CAS etc.)
• Recomandări de la locurile de muncă anterioare;
• Cazierul judiciar – Numărul locurilor de muncă pentru care acesta este însă necesar a fost foarte mult redus ca urmare a implementării Regulamentului privind Protectia Datelor. Rolurile pentru care acesta este necesar rămân cele de:
  • Avocati si consilieri juridici – nu trebuie să fie condamnați pentru infracțiuni care le afectează profesia;
  • Funcționari publici – prin Hotărârea de Guvern nr. 611/2008;
  • Gestionari – nu trebuie să fie condamnați pentru fals, evaziune sau corupție;
  • Paznici sau gărzi de corp;
  • Medici/farmaciști/dentiști – cazierul judiciar este necesar, potrivit legii nr. 95/2006, pentru a deveni membru al unui colegiu.
• Curriculum vitae, semnat și datat de către angajat; Conform HG 1.021/2004, formatul de Curriculum Vitae va urmări modelul comun european, iar acesta se anexează la dosarul de personal datat și semnat de ambele părți.
• Oferta de angajare;
• Fișa postului;
• Copie a livretului militar, dacă este cazul;
• Copie a permisului de conducere, dacă este cazul;
• Extrasul bancar pentru contul în care se virează salariul;
• Procese verbale de primire a bunurilor companiei (telefon mobil, laptop, automobil).

În cazul în care angajatorul oferă candidaților posibilitatea de a lucra în telemuncă, aceasta trebuie stipulată într-un act aditional la contractul de muncă.

De asemenea, dosarul de angajare poate să mai includă și un act privind clauza de confidențialitate impusă de companie angajatului. Această clauză depinde foarte mult de funcția pe care urmează să o ocupe angajatul în cadrul companiei.

Ce documente semnezi la momentul semnării contractului de muncă

• Acordul angajatului/candidatului cu privire la procesarea datelor cu caracter personal;
• Declarația pe propria răspundere dată de salariat privind luarea la cunoștință a Regulamentului Intern al angajatorului;
• Declarația pe propria raspundere dată de salariat privind locul funcției de bază și numele Casei de sănătate unde este înscris;
• Declarația pe propria răspundere dată de salariat privind persoanele aflate în întreținerea sa pentru acordarea deducerii, precum și documentele justificative ale persoanelor luate în întreținere;

Este obligatoriu ca la dosarul de personal să existe fișa de post, oferta de angajare, acordul angajatului/ candidatului cu privire la procesarea datelor cu caracter personal și declarațiile anterior menționate.

Alte documente necesare la angajare

• Pentru domeniul medical sunt solicitate înainte de angajare avizul de liberă practică și asigurarea de malpraxis, și, pentru medici, Certificatul de bună practică medicală eliberat de Colegiul medicilor
• Pentru angajații din instituţiile din sistemul de învăţământ, sănătate sau protecţie socială, precum şi orice entitate publică sau privată a cărei activitate presupune contactul direct cu copii, persoane în vârstă, persoane cu dizabilităţi sau alte categorii de persoane vulnerabile angajatorii pot solicita Certificatul de Integritate comportamentală. Trebuie să subliniem faptul că certificatul de integritate comportamentală nu se substituie certificatului de cazier judiciar.
• În cazul în care ai beneficiat de ajutor de somaj sau ai fost înregistrat la Agenția Județeană pentru Ocuparea Forței de Muncă ți se poate solicita Repartiția AJOFM
• Dacă vrei să te angajezi spre exemplu în Jandarmerie ți se poate solicita și Declaratia privind faptul că nu ai desfășurat poliție politică
• Funcționarii Publici vor completa declaratia privind conflictul de interese

Indiferent dacă angajatorul îți solicită sau nu anumite documente, este bine să le ai într-un dosar al tău pentru situația în care îți vor fi solicitate sau măcar să știi de unde le poți obține.

Sursa foto – freepik.com