Lucrezi la un raport, primești un email etichetat cu High importance, ai întrebări de la candidați pentru un anunț, un coleg vrea să îl ajuți la un proiect… îți sună cunoscut acest scenariu? Multitaskingul pretinde că este acel super skill care îți permite să gestionezi mai multe sarcini în același timp. În realitate, creierul nostru nu funcționează astfel.

Potrivit studiilor, când trebuie să te ocupi de o sarcină nouă în timp ce deja lucrezi la un task, adaugă un surplus de 15-20 de minute la timpul pe care îl aveai alocat inițial pentru primul task. Ce poți să faci totuși în acest caz? Cum să nu devii stresat și obosit din cauza prea multor task-uri? Ți-am pregătit câteva sfaturi.

1. Ia în considerare limitările

Se spune că doar 40% din activitatea noastră dintr-o zi poate fi planificată. 60% înseamnă neprevăzut. În funcție de domeniul în care lucrezi procentele acestea pot suferi mici ajustări. Ocupă-te doar de proiectele pe care le poți gestiona, în funcție de importanța și de termenele limită, dar lasă suficient timp și pentru neprevăzute.

2. Separă ce e urgent de ce e important

O listă de sarcini îndeplinite la timp se datorează, printre altele,  și unui multitasking bun. Iar secretul din spatele acestuia este o înțelegere aprofundată a diferențelor dintre sarcini urgente (termene limită) și sarcini importante (proiecte fără termene limită).

De exemplu, încearcă să aplici principiul Eisenhower care spune să acorzi prioritate sarcinilor în următoarea ordine:

Important și urgent;

Important, dar nu urgent;

Neimportant, dar urgent;

Nu este important și nu este urgent.

Importanța atribuirii acestor etichete stabilește tonul listei de sarcini, nu urgența. Cu toate acestea, nu înseamnă că trebuie să îți îndeplinești sarcinile întotdeauna în această ordine. Unii oameni se ocupă de task-uri de la nivelurile 3 și 4 pentru a crea „pauze” între sarcini mai importante.

3. Evită distragerile

Te consideri în categoria persoanelor care nu pot face mutitasking? Gândește-te mai bine la mediul tău de lucru. E cineva care ascultă muzică pe fundal sau sunt persoane care vorbesc la telefon continuu? Încă îți poți face treaba și, în plus, faci față tuturor celor de mai sus, iar acest lucru se numește multitasking. Problema este că prea mult zgomot de fundal poate deveni o problemă. Cu toate distragerile sunt rele. De exemplu, muzica îi ajută pe unii oameni să lucreze mai bine; alții sunt energizați de coversațiile cu colegii. Folosite cu măsură acestea pot fi exact momentele de respiro care să îți dea energia necesară pentru a continua cu o nouă sarcină.

4. Lucrează în același timp la sarcini similare

Uneori, nu trebuie să tot faci switch între sarcini. Poți lucra la mai multe proiecte simultan dacă sunt similare.

De exemplu:

• Toate cercetările pot fi făcute simultan
• Ține o întâlnire pentru a discuta despre mai multe subiecte
• Pregătești o singură prezentare pentru un client, apoi doar adapteaz-o pentru ceilalți

Nu va fi întotdeauna atât de simplu. Va trebui să cauți alte modalități de a grupa sarcinile, cum ar fi îndeplinirea tuturor sarcinilor pentru același client sau gestionarea problemelor în funcție de locație, tipul de produs etc.

În orice caz, această abordare are avantajul de a-ți face o imagine de ansamblu, astfel încât să poți folosi experiențele de la un proiect la celelalt.

5. Ia pauze

La fel de importante ca timpul pe care îl petreci lucrând, sunt minutele pe care le iei pentru a te odihni. Pauzele te pot ajuta să revii la muncă. Este benefic și pentru corpul tău deoarece ai oportunitatea de a te deplasa, prevenind tensiunea musculară și consecințele sale dăunătoare.

Lungimea și frecvența timpului de inactivitate vor fi definite de alegerile tale personale, departament și volum de sarcini. Recomandarea noastră este să nu sari niciodată peste prânz.

În cele din urmă, nu pune prea multă presiune asupra ta. Ca orice altă abilitate, multitaskingul este o abilitate ceva pe care o dezvolți în timp. Învață din greșelile tale. Vei observa rezultatele mai devreme decât te aștepți.